Lege zuerst fest, was als doppelter Datensatz zählt
Ein Name, der zweimal in einer Liste steht, ist noch kein Grund, eine Zeile zu löschen. Es könnten zwei Menschen mit gleichem Namen oder Anmeldungen derselben Person an verschiedenen Tagen sein. Lege zuerst den Zweck fest: Vergleichst du nur Namen, Namen mit Kontaktdaten oder eine Bestellnummer?
„Duplikate entfernen“ vergleicht anhand der ausgewählten Spalten. Bei mehreren Spalten zählt deren Kombination. Stimmt sie überein, wird die ganze betreffende Zeile innerhalb des ausgewählten Bereichs entfernt. Auch Inhalte nicht ausgewählter Vergleichsspalten können dabei zusammen mit der Zeile verschwinden. [2]
Wählst du etwa Name und Anmeldedatum als Vergleichsspalten, müssen beide Angaben übereinstimmen. Wählst du nur den Namen, können auch Zeilen mit unterschiedlichen Daten entfernt werden. Dieses Beispiel erklärt das Vergleichskriterium. Prüfe in deiner tatsächlichen Datei zuerst eindeutige Merkmale wie eine Anmeldenummer.
Die Anleitung gilt für die Windows-Desktopversionen von Excel für Microsoft 365 sowie Excel 2024, 2021, 2019 und 2016. Bei Mac- und Webversionen können Oberfläche und Funktionen abweichen. Prüfe die Menüs deiner verwendeten Version. [1]
Markiere doppelte Werte zuerst mit bedingter Formatierung
Prüfe vor dem Löschen, wo mögliche Duplikate stehen. Markiere den Zellbereich und öffne unter Start → Bedingte Formatierung die Regel zum Hervorheben doppelter Werte. Wähle die gewünschte Formatierung und bestätige mit OK. Im Wertebereich eines PivotTable-Berichts lässt sich diese Duplikatmarkierung nicht anwenden. [1]
Dieser Schritt ergänzt lediglich eine Markierung zur Prüfung. Eine farbige Zelle bedeutet weder, dass die Zeile gelöscht wurde, noch dass die Information fachlich überflüssig ist. Wenn du die Namensspalte markiert hast, lies auch Datum und Kontaktdaten der jeweiligen Zeilen.
Notiere Spalte und Bereich der Markierung. Prüfe bei einigen Kandidaten neben dem Namen auch Anmeldenummer und Datum. Werden fachlich unterschiedliche Datensätze markiert, halte den Grund fest. Entscheide erst, welche Informationen tatsächlich entfernt werden sollen, bevor du weitergehst.
Kopiere das Original und prüfe den Tabellenbereich
„Duplikate entfernen“ löscht tatsächlich Daten. Kopiere deshalb den ursprünglichen Bereich vorher in ein anderes Arbeitsblatt oder eine andere Arbeitsmappe. Benenne die Kopie etwa „Vor der Bereinigung“ und bearbeite eine eigene Arbeitsversion. So kannst du benötigte Einträge später erneut vergleichen. [1]
Prüfe, ob die Daten gleichmäßig in Zeilen und Spalten angeordnet sind. Kontrolliere den Bereich, damit ausgeblendete Zeilen oder Spalten und Leerzeilen keine benötigten Daten verbergen. Microsoft empfiehlt für die Bereinigung eine Sicherung, gleichartige Daten pro Spalte und eine Tabellenform mit sichtbaren Zeilen und Spalten. [3]
Gehören Name und Kontaktdaten zu einem Datensatz, nimm die zugehörigen Spalten gemeinsam in den Bereich auf. Das Entfernen betrifft nur den ausgewählten Bereich; Werte außerhalb werden nicht mitverschoben. Prüfe, ob alle zusammengehörigen Informationen enthalten sind. [2]
Wähle die Vergleichsspalten unter „Duplikate entfernen“
Markiere den gesamten Arbeitsbereich und öffne Daten → Duplikate entfernen. Wähle in der Spaltenliste die Felder für den Vergleich und deaktiviere nicht benötigte Kriterien. Für einen gemeinsamen Vergleich von Name und Kontakt wählst du beide Spalten und bestätigst. Lies Bereich und Vergleichskriterien vorher noch einmal durch. [1][2]
Bei mehrfach identischen Werten bleibt der erste Eintrag der Liste erhalten; spätere gleiche Einträge werden entfernt. Die Funktion behält nicht automatisch die neuesten Daten. Wenn wichtig ist, welche Zeile bleibt, prüfe Reihenfolge und Inhalt vor dem Entfernen. Kläre auch, was das jeweilige Datum bedeutet, bevor du einen Eintrag als den neuesten festlegst. [2]
Nach der Bestätigung erscheinen die Anzahl entfernter Duplikate und die Anzahl verbleibender eindeutiger Werte. Leere Zellen und Leerzeichen können diese Zahlen beeinflussen. Beurteile das Ergebnis deshalb nicht nur anhand der Anzahl. Fehlen mehr Daten als erwartet, mache den Schritt vor weiteren Änderungen rückgängig und prüfe Spaltenauswahl und Bereich erneut. [1][2]
Prüfe nicht erkannte Werte und die verbleibenden Zeilen
Sehen Werte gleich aus, ergeben aber unterschiedliche Ergebnisse, prüfe führende oder abschließende Leerzeichen, Anzeigeformate und importierte Zeichen. Fremddaten können unsichtbare Zeichen enthalten. Microsoft beschreibt deren Einfluss auf Sortieren, Filtern und Suchen sowie die Bereinigung mit TRIM, CLEAN und SUBSTITUTE, die in deutschem Excel GLÄTTEN, SÄUBERN und WECHSELN heißen. [3]
Prüfe vor dem Entfernen von Leerzeichen, ob sie wirklich Fehler sind. Firmennamen und Adressen können notwendige Abstände enthalten. Bereinige deshalb lieber eine zusätzliche Spalte, statt das Original zu überschreiben, und vergleiche anschließend. Auch führende Nullen in scheinbar numerischen Codes können Bedeutung haben. Kontrolliere einige Werte vor und nach der Änderung. [3]
Vergleiche zuletzt die Zeilenzahl und typische Datensätze vor und nach der Bereinigung. Prüfe, ob Datum, Betrag und Kontaktdaten der gewünschten Einträge erhalten sind. Notiere Vergleichsspalten und das Kriterium für die verbleibende Zeile, damit du bei einer neuen Datei dieselben Regeln verwenden kannst. Mit getrennten Schritten für Markierung, Löschung und Kontrolle bleibt das Original verfügbar.