Define primero qué consideras un registro duplicado
Que un nombre aparezca dos veces en una lista no basta para borrar una fila. Puede haber personas con el mismo nombre o solicitudes de la misma persona en fechas distintas. Define el objetivo: comparar solo nombres, nombre y contacto juntos o un número de pedido.
«Quitar duplicados» compara las columnas seleccionadas. Si eliges varias, verifica su combinación; cuando coincide, elimina la fila completa dentro del rango seleccionado. Los datos de otras columnas del rango que no eran criterios también pueden desaparecer con esa fila. [2]
Por ejemplo, comparar nombre y fecha de solicitud exige que coincidan ambos campos. Si eliges solo el nombre, pueden eliminarse filas con fechas distintas. Es un ejemplo para explicar el criterio. En el archivo real, revisa primero identificadores como un número de solicitud.
El método se aplica a Excel para Microsoft 365 y Excel 2024, 2021, 2019 y 2016 de escritorio en Windows. En Mac o en la versión web, la pantalla y las funciones pueden variar. Revisa los menús de tu versión. [1]
Marca primero los duplicados con formato condicional
Antes de borrar, localiza los posibles duplicados. Selecciona el rango y abre Inicio → Formato condicional; elige la regla que resalta valores duplicados, selecciona el formato y acepta. Esta función no permite resaltar duplicados en el área de valores de una tabla dinámica. [1]
Este paso añade una marca para revisar los valores. El color no significa que se haya eliminado una fila ni que todos los datos resaltados sean innecesarios para tu trabajo. Si has marcado nombres, lee también las fechas y contactos de cada fila.
Anota la columna y el rango donde aplicaste la regla. Revisa en algunos candidatos el número de solicitud y la fecha, además del nombre. Si se marcan registros distintos para tu tarea, apunta el motivo y decide si realmente deben borrarse antes de continuar.
Copia el original y verifica el rango de la tabla
«Quitar duplicados» elimina datos de verdad. Antes de usarlo, copia el rango original en otra hoja de cálculo o libro. Identifica la copia, por ejemplo como «Antes de limpiar», y trabaja en otra versión para poder comparar los registros necesarios. [1]
Verifica que los datos estén organizados de forma regular en filas y columnas. Revisa el rango para no perder información por filas o columnas ocultas o filas vacías intermedias. Microsoft recomienda respaldo del original, datos del mismo tipo en cada columna y una tabla con filas y columnas visibles. [3]
Si nombre y contacto pertenecen al mismo registro, incluye todas las columnas relacionadas en el rango. Quitar duplicados solo afecta al rango seleccionado; los valores externos no se desplazan. Verifica que no has dejado fuera datos vinculados. [2]
Selecciona las columnas de comparación al quitar duplicados
Selecciona todo el rango de trabajo y abre Datos → Quitar duplicados. Marca las columnas que definen una repetición y desmarca las innecesarias. Para comparar nombre y contacto juntos, elige ambas antes de aceptar. Relee por última vez el rango y los criterios. [1][2]
Cuando un valor se repite, la función conserva el primer registro de la lista y elimina las repeticiones posteriores. No conserva automáticamente el más reciente. Si importa qué fila queda, revisa orden y contenido antes. Para decidir cuál es más reciente, verifica también qué significa su fecha. [2]
Al terminar, se muestra el número de duplicados eliminados y de valores únicos restantes. Las celdas vacías y los espacios pueden influir en esas cifras; no concluyas solo por el total que el resultado es correcto. Si desaparecen más datos de lo esperado, deshaz antes de seguir editando y revisa columnas y rango. [1][2]
Revisa valores no detectados y las filas que permanecen
Si valores que parecen iguales dan resultados distintos, revisa espacios iniciales o finales, formatos de presentación y caracteres importados. Los datos externos pueden contener caracteres invisibles. Microsoft explica su efecto al ordenar, filtrar y buscar y la limpieza con TRIM, CLEAN y SUBSTITUTE, llamadas ESPACIOS, LIMPIAR y SUSTITUIR en Excel en español. [3]
Antes de quitar espacios, decide si todos son errores. Nombres de empresas y direcciones pueden necesitar separaciones; es preferible limpiar en una columna aparte y comparar sin sobrescribir el original. Los ceros iniciales de códigos que parecen números también pueden importar. Verifica algunas muestras antes y después. [3]
Compara al final el número de filas y algunos registros antes y después de limpiar. Revisa las fechas, montos y contactos que querías conservar. Anota las columnas usadas y el criterio para la fila que debe permanecer: podrás reutilizarlo cuando recibas otra versión. Separar marcado, eliminación y revisión ayuda a conservar el original.