Définissez ce qui constitue un doublon
Deux occurrences du même nom dans une liste ne justifient pas immédiatement la suppression d’une ligne. Il peut s’agir d’homonymes ou d’inscriptions de la même personne à des dates différentes. Définissez d’abord l’objectif : comparer le nom seul, le nom et les coordonnées ensemble, ou un numéro de commande.
La fonction Supprimer les doublons compare les colonnes sélectionnées. Si vous en choisissez plusieurs, elle recherche une combinaison identique de leurs valeurs. Lorsqu’une ligne correspond à ces critères, toute cette ligne est supprimée à l’intérieur de la plage sélectionnée. Les données des colonnes non retenues pour la comparaison peuvent donc disparaître avec elle. [2]
Par exemple, choisir le nom du demandeur et la date d’inscription recherche des enregistrements identiques sur ces deux points. Choisir seulement le nom peut conduire à supprimer une ligne dont la date diffère. Cet exemple explique le principe de comparaison ; dans votre fichier, examinez d’abord les champs qui identifient un enregistrement, comme un numéro d’inscription.
Cette méthode est disponible dans Excel pour Microsoft 365 et Excel 2024, 2021, 2019 et 2016 sur un ordinateur Windows. L’interface et les fonctions des versions Mac ou web peuvent différer : vérifiez les menus de la version que vous utilisez. [1]
Mettez d’abord les valeurs en double en évidence
Avant de supprimer des valeurs, repérez les doublons possibles. Sélectionnez les cellules à examiner, puis ouvrez Accueil → Mise en forme conditionnelle, les règles de mise en surbrillance des cellules, puis Valeurs en double. Choisissez la mise en forme et validez pour examiner les valeurs signalées. Cette mise en évidence des doublons ne peut pas être appliquée à la zone de valeurs d’un tableau croisé dynamique. [1]
Cette étape ajoute un repère visuel aux cellules pour faciliter la vérification. La couleur ne signifie pas qu’une ligne a été supprimée, ni que toutes les valeurs signalées sont inutiles pour votre travail. Si vous avez appliqué la règle à la colonne des noms, lisez aussi les dates et les coordonnées de chaque ligne portant le même nom.
Notez les colonnes et la plage auxquelles vous avez appliqué la mise en forme. Examinez quelques lignes signalées en lisant aussi leurs numéros d’inscription et leurs dates. Si des enregistrements distincts pour votre travail sont mis en évidence, notez pourquoi et décidez s’ils doivent réellement être supprimés avant de poursuivre.
Copiez l’original et vérifiez la plage du tableau
Supprimer les doublons efface réellement des données. Avant de lancer cette commande, copiez la plage d’origine dans une autre feuille ou un autre classeur. Donnez à cette copie un nom distinct, comme « Avant le tri », et travaillez sur une autre copie pour pouvoir comparer les enregistrements au besoin. [1]
Vérifiez que les données sont organisées régulièrement en lignes et en colonnes. Contrôlez la plage pour ne pas oublier des éléments à cause de lignes ou de colonnes masquées, ou de lignes vides au milieu du tableau. Le guide Microsoft recommande aussi une sauvegarde, des données de même type dans chaque colonne et un tableau dont les lignes et les colonnes sont visibles. [3]
Si le nom et les coordonnées appartiennent au même enregistrement, incluez les colonnes liées dans la plage. La suppression des doublons agit seulement sur la plage sélectionnée et ne déplace pas les valeurs qui se trouvent en dehors. Vérifiez que vous n’avez oublié aucune donnée liée. [2]
Choisissez les colonnes servant à identifier les doublons
Sélectionnez toute la plage de travail, puis ouvrez Données → Supprimer les doublons. Dans la liste des colonnes, cochez les champs servant à identifier les doublons et décochez ceux qui ne doivent pas intervenir. Pour comparer ensemble le nom et les coordonnées, choisissez ces deux colonnes puis validez. Relisez une dernière fois la plage et les critères. [1][2]
Lorsque plusieurs valeurs sont identiques, la suppression des doublons conserve le premier enregistrement de la liste et supprime les suivants. Elle ne conserve pas automatiquement les données les plus récentes. Si le choix de la ligne à garder est important, examinez l’ordre et le contenu avant la suppression. Pour décider qu’une ligne est la plus récente, vérifiez aussi ce que représente sa date. [2]
Après validation, Excel indique le nombre de valeurs en double supprimées et de valeurs uniques restantes. Les cellules vides et les espaces peuvent influencer ces nombres : ils ne suffisent pas à prouver que le résultat est correct. Si trop de données ont disparu, annulez avant de poursuivre les modifications, puis revérifiez les colonnes et la plage choisies. [1][2]
Revérifiez les valeurs non repérées et les lignes restantes
Si des valeurs semblent identiques mais donnent des résultats différents, examinez leurs espaces au début ou à la fin, leur format d’affichage et les caractères importés. Des caractères invisibles peuvent accompagner des données externes. Microsoft précise qu’ils peuvent influencer le tri, les filtres et la recherche, et décrit des méthodes de nettoyage avec SUPPRESPACE, EPURAGE et SUBSTITUE dans Excel en français. [3]
Avant de supprimer des espaces, déterminez s’ils sont tous erronés. Un nom d’entreprise ou une adresse peut contenir des espaces nécessaires. Nettoyez plutôt les valeurs dans une colonne séparée avant de les comparer, sans écraser l’original. Un 0 placé au début d’un code d’apparence numérique peut aussi avoir un sens. Contrôlez quelques valeurs avant et après modification. [3]
Pour terminer, comparez le nombre de lignes et quelques enregistrements représentatifs avant et après le tri. Vérifiez les dates, les montants et les coordonnées que vous souhaitiez conserver. Notez les colonnes de comparaison et le critère de choix des lignes pour réutiliser la méthode si vous recevez à nouveau le fichier. Distinguer le repérage, la suppression et la vérification finale permet de préserver l’original.