Decidi prima quali record considerare duplicati
Un nome presente due volte in un elenco non basta per eliminare subito una riga. Potrebbero essere omonimi, oppure richieste della stessa persona in date diverse. Decidi prima lo scopo del lavoro: confrontare solo il nome, nome e contatto insieme, oppure il numero d’ordine.
Rimuovi duplicati di Excel confronta le colonne selezionate. Se ne scegli più di una, verifica la combinazione dei loro valori; quando coincide, viene eliminata l’intera riga all’interno dell’intervallo selezionato. Anche il contenuto delle colonne non usate per il confronto può sparire insieme alla riga. [2]
Per esempio, scegliere nome del richiedente e data della richiesta significa cercare record in cui coincidono entrambi. Se selezioni solo il nome, anche righe con date diverse possono essere eliminate. Questo esempio illustra il criterio di confronto: nel file reale, controlla prima gli elementi che identificano il record, come il numero della richiesta.
Il metodo è disponibile nelle versioni desktop Windows di Excel per Microsoft 365 e di Excel 2024, 2021, 2019 e 2016. Su Mac o nella versione web, schermate e funzioni possono essere diverse: verifica i menu della versione che usi. [1]
Evidenzia prima i valori con la formattazione condizionale
Prima di eliminare valori, individua i possibili duplicati. Seleziona l’intervallo di celle e apri Home → Formattazione condizionale → Regole evidenziazione celle → Valori duplicati. Scegli il formato da applicare e conferma per esaminare i valori. La guida segnala che questa evidenziazione non può essere applicata all’area Valori di una tabella pivot. [1]
Questo passaggio aggiunge una segnalazione ai valori delle celle per poterli esaminare. Il colore non significa che una riga sia stata eliminata, né che tutti i valori evidenziati siano inutili per il lavoro. Se hai evidenziato la colonna dei nomi, leggi anche data e contatto di ciascuna riga con lo stesso nome.
Annota la colonna e l’intervallo a cui hai applicato la regola. Scegli qualche riga candidata e leggi anche numero della richiesta e data, oltre al nome. Se sono stati evidenziati record distinti per la tua attività, annotane il motivo e decidi se vanno davvero eliminati prima di continuare.
Copia gli originali e controlla l’intervallo della tabella
Rimuovi duplicati cancella effettivamente i dati. Prima di eseguirlo, copia l’intervallo originale in un altro foglio o in un’altra cartella di lavoro. Distingui la copia con un nome come Prima del riordino e produci il risultato in una copia di lavoro separata, così puoi confrontare di nuovo i record necessari. [1]
Controlla che i dati siano organizzati in modo regolare per righe e colonne. Verifica l’intervallo per non perdere elementi a causa di righe o colonne nascoste o di righe vuote intermedie. Anche la guida Microsoft sulla pulizia dei dati consiglia di partire da un backup, da colonne con dati dello stesso tipo e da una tabella con righe e colonne visibili. [3]
Se nome e contatto appartengono allo stesso record, includi nell’intervallo tutte le colonne collegate. Rimuovi duplicati agisce solo sull’intervallo selezionato e non sposta i valori che si trovano fuori. Controlla di non aver escluso dati associati. [2]
Scegli le colonne da confrontare in Rimuovi duplicati
Seleziona l’intero intervallo su cui lavorare e apri Dati → Rimuovi duplicati. Nell’elenco delle colonne, seleziona quelle da usare come criterio e deseleziona quelle non necessarie. Per confrontare nome e contatto insieme, scegli entrambe le colonne prima di confermare. Rileggi un’ultima volta intervallo e criterio. [1][2]
Quando un valore compare più volte, Rimuovi duplicati mantiene la prima occorrenza nell’elenco ed elimina quelle identiche successive. Non conserva automaticamente il record più recente. Se conta quale riga rimane, esamina ordine e contenuti prima della rimozione. Anche per definire quale sia la più recente, verifica prima che cosa significa la data. [2]
Dopo la conferma, viene mostrato il numero di duplicati eliminati e di valori univoci rimasti. Celle vuote e spazi possono influire sul conteggio: il numero da solo non dimostra che il risultato sia corretto. Se sono scomparsi più dati del previsto, annulla prima di proseguire con altre modifiche e ricontrolla colonne e intervallo. [1][2]
Ricontrolla i valori non rilevati e le righe rimaste
Se valori apparentemente uguali danno risultati diversi, controlla spazi iniziali e finali, formato visualizzato e caratteri importati. I dati esterni possono contenere caratteri invisibili. Microsoft spiega che possono influenzare ordinamento, filtri e ricerche e descrive come usare ANNULLA.SPAZI, LIBERA e SOSTITUISCI per ripulirli. [3]
Prima di rimuovere gli spazi, valuta se sono tutti errori. Alcuni sono necessari nei nomi delle aziende o negli indirizzi: meglio ripulire e confrontare i valori in una colonna separata anziché sovrascrivere l’originale. Anche gli zeri iniziali di codici dall’aspetto numerico possono avere un significato. Controlla prima alcuni valori prima e dopo la modifica. [3]
Alla fine, confronta il numero di righe e alcuni record rappresentativi prima e dopo il riordino. Verifica che date, importi e contatti da mantenere siano corretti. Annotare le colonne confrontate e il criterio per le righe da conservare aiuta a riutilizzarli quando ricevi di nuovo il file. Procedere separatamente con evidenziazione, eliminazione e verifica finale permette di conservare gli originali.