どの記録を重複とみなすか決めましょう
名簿に同じ名前が2回あっても、すぐに1行を消せるとは限りません。同姓同名の人や、同じ人が別の日に申し込んだ記録かもしれません。名前だけを比較するのか、名前と連絡先を組み合わせるのか、注文番号で判断するのか、作業の目的から決めます。
Excelの「重複の削除」は、選んだ列を基準に比較します。複数列を選ぶと、その組み合わせが同じかを判定し、条件が一致した行は選択範囲内で行全体が削除されます。比較対象に選ばなかった列の内容も、その行と一緒に消えることがあります。 [2]
例えば申込者名と申込日を比較列にすると、両方が同じ記録を見つける基準になります。名前だけを選ぶと、日付が違う行も削除対象になり得ます。これは比較基準を説明する例です。実際のファイルでは、申込番号など記録を識別する項目を先に確認しましょう。
ここではWindowsデスクトップ版のExcel for Microsoft 365、Excel 2024・2021・2019・2016で使える方法を紹介します。MacやWeb版は画面や機能が異なる場合があるため、使っている版のメニューを確認してください。 [1]
条件付き書式で重複を先に表示しましょう
値を消す前に、重複の候補がどこにあるか確認します。対象のセル範囲を選び、ホーム → 条件付き書式 → セルの強調表示ルール → 重複する値を開きます。書式を選んで確定すると、候補を確認できます。ピボットテーブルの値の領域では、この重複の強調表示は使えません。 [1]
この操作は、セルの値に目印を付けて確認するためのものです。色が付いても行が削除されたわけではなく、すべて不要なデータという意味でもありません。名前の列に適用した場合は、各行の日付や連絡先も一緒に読みましょう。
強調表示した列と範囲を作業メモに残します。候補をいくつか選び、名前だけでなく申込番号や日付も確認しましょう。業務上は別の記録が表示されていたら、その理由をメモします。実際に消してよいか判断してから次へ進みます。
元データをコピーし、表の範囲を確認しましょう
「重複の削除」は、データを実際に消す機能です。実行前に元の範囲を別のシートやブックへコピーしておきます。コピーには「整理前」など分かる名前を付け、別の作業用コピーで結果を作ると、必要な記録を再び比較できます。 [1]
データが行と列に一定の形で並んでいるか確認します。非表示の行や列、途中の空白行によって見落とさないよう、範囲を確認しましょう。Microsoftのデータ整理案内でも、バックアップ、列ごとに同じ種類のデータ、行と列が見える表を先に整えるよう説明されています。 [3]
名前と連絡先が一つの記録なら、関連する列をまとめて範囲に含めます。重複の削除は選択範囲だけに作用し、範囲外の値は移動しません。対応するデータを取り残していないか確認しましょう。 [2]
重複の削除で比較する列を選びましょう
作業対象の全範囲を選んで、データ → 重複の削除を開きます。列の一覧で判定に使う項目を選び、不要な項目のチェックは外します。名前と連絡先を一緒に比較するなら、両方を選んで確定します。最後に範囲と比較基準をもう一度確認しましょう。 [1][2]
同じ値が複数ある場合、重複の削除は一覧で最初に現れた記録を残し、後の同じ記録を消します。「最新のデータを自動で残す」機能ではありません。どの行を残すかが重要なら、実行前に順番と内容を見直しましょう。最新かどうかも、その日付が何を表すかを確認して判断します。 [2]
実行後は、削除された重複と残った一意の値の件数が表示されます。空白セルやスペースが件数に影響することもあるため、数字だけで正しいと判断しないでください。予想より多く消えた場合は、そのまま編集を続ける前に元に戻し、列と範囲を確認します。 [1][2]
検出されない値と残った行を確認しましょう
見た目は同じなのに結果が違う場合は、前後のスペース、表示形式、取り込んだ文字を確認します。外部データには見えない文字が入ることがあります。Microsoftは、そうした文字が並べ替え、フィルター、検索に影響すると説明し、TRIM・CLEAN・SUBSTITUTEを使う整理方法を案内しています。 [3]
スペースを消すときは、すべてが誤りなのかを考えます。会社名や住所に必要な区切りもあるため、元の列を上書きせず、別の列で整えて比較すると安心です。数字に見えるコードの先頭の0にも意味があるかもしれません。変更前後の値をいくつか確かめます。 [3]
最後に、整理前後の行数と代表的な記録を比較し、残したい日付、金額、連絡先が合っているか確認します。比較した列と残す行の基準をメモしておくと、同じファイルを受け取ったときに再利用できます。重複の表示、実際の削除、最後の確認を分けて進めましょう。