Defina quais registros contam como duplicatas
Um nome aparecer duas vezes na lista não é motivo suficiente para apagar uma linha. Podem ser pessoas com o mesmo nome ou inscrições da mesma pessoa em datas diferentes. Defina o objetivo: comparar apenas nomes, nomes e contatos juntos, ou números de pedido.
Remover Duplicatas compara as colunas selecionadas. Se você marcar várias, a função compara a combinação dos valores e, quando há correspondência, remove a linha inteira dentro do intervalo escolhido. O conteúdo das colunas não usadas na comparação também pode desaparecer junto com a linha. [2]
Por exemplo, selecionar nome do candidato e data da inscrição identifica registros em que ambos coincidem. Usar apenas o nome pode remover linhas com datas diferentes. É um exemplo para explicar o critério; no arquivo real, examine primeiro campos que identificam o registro, como o número de inscrição.
Esse método está disponível no Excel de desktop para Windows do Microsoft 365 e no Excel 2024, 2021, 2019 e 2016. As versões para Mac e web podem ter telas e funções diferentes. Confira os menus da versão que você usa. [1]
Destaque primeiro os valores com Formatação Condicional
Antes de apagar valores, localize as possíveis duplicatas. Selecione as células e abra Página Inicial → Formatação Condicional → Realçar regras de células → Valores duplicados. Escolha a formatação e confirme para examinar os resultados. Esse destaque não pode ser aplicado à área Valores de um relatório de tabela dinâmica. [1]
Esta etapa acrescenta uma marca visual aos valores para revisão. A cor não significa que a linha foi apagada nem que todos os valores destacados são desnecessários para o trabalho. Ao destacar a coluna de nomes, confira também as datas e contatos de cada linha.
Anote a coluna e o intervalo em que aplicou o destaque. Escolha algumas linhas candidatas e leia o número de inscrição e a data, além do nome. Se registros diferentes foram destacados, anote o motivo e decida se devem mesmo ser removidos antes de avançar.
Copie o original e confira o intervalo da planilha
Remover Duplicatas apaga dados de verdade. Antes de executar, copie o intervalo original para outra planilha ou pasta de trabalho. Dê um nome claro, como “Antes da limpeza”, e produza o resultado em uma cópia de trabalho separada para poder comparar novamente os registros. [1]
Confira se os dados estão organizados regularmente em linhas e colunas. Examine linhas e colunas ocultas e espaços vazios no meio para não deixar dados necessários de fora do intervalo. O guia da Microsoft também recomenda começar com uma cópia de segurança, tipos de dados consistentes por coluna e uma tabela com linhas e colunas visíveis. [3]
Se nome e contato formam um registro, inclua as colunas relacionadas juntas. Remover Duplicatas afeta apenas o intervalo selecionado; os valores fora dele não se deslocam. Confira se não deixou informações relacionadas de fora. [2]
Escolha as colunas de comparação em Remover Duplicatas
Selecione todo o intervalo de trabalho e abra Dados → Remover Duplicatas. Marque as colunas que serão usadas para decidir a duplicidade e desmarque as demais. Para comparar nome e contato juntos, selecione as duas colunas e confirme. Leia mais uma vez o intervalo e os critérios antes de concluir. [1][2]
Quando há valores repetidos, a função conserva a primeira ocorrência da lista e remove as posteriores que coincidem. Ela não conserva automaticamente o registro mais recente. Se importa qual linha fica, examine a ordem e o conteúdo antes da remoção. Para decidir qual é a mais recente, confira também o significado da data. [2]
Depois de confirmar, o Excel informa quantos valores duplicados foram removidos e quantos valores exclusivos ficaram. Células vazias e espaços podem afetar essa contagem; o número sozinho não comprova um resultado correto. Se desaparecerem dados demais, desfaça antes de continuar editando e confira as colunas e o intervalo. [1][2]
Revise valores não identificados e linhas restantes
Se valores parecem iguais, mas os resultados diferem, examine espaços no início e no fim, formatos e caracteres importados. Dados externos podem incluir caracteres invisíveis. A Microsoft explica que eles afetam classificação, filtros e buscas e apresenta métodos com TRIM, CLEAN e SUBSTITUTE (nomes em inglês). [3]
Antes de remover espaços, decida quais são erros. Nomes de empresas e endereços podem precisar deles. Limpe em uma coluna separada e compare, em vez de sobrescrever o original. Zeros iniciais em códigos que parecem números também podem ter significado. Confira alguns valores antes e depois da mudança. [3]
Por fim, compare o número de linhas e registros representativos antes e depois e confira se as datas, valores e contatos que queria manter estão corretos. Registre as colunas e o critério para conservar linhas, facilitando repetir o trabalho ao receber o mesmo arquivo novamente. Separar destaque, exclusão e revisão ajuda a preservar o original.