先确定哪些记录算重复
名单中同一个姓名出现两次，不能马上删掉其中一行。可能是同名的不同人，也可能是同一人在不同日期申请。先根据工作目的，决定只比较姓名、同时比较姓名和联系方式，还是按订单号判断。
Excel的“删除重复项”会按选中的列比较。若选中多列，就看这些列的组合是否相同；符合条件时，删除的是所选范围内的整行。因此没有被选为比较依据的列，其内容也可能随该行一起删除。 [2]
例如，把申请人姓名和申请日期选为比较列，就会查找两项都相同的记录。只选姓名时，日期不同的行也可能被删除。这个例子只用于解释比较标准；实际文件应先查看申请编号等能识别记录的字段。
本文介绍的方法适用于Windows桌面版Microsoft 365 Excel，以及Excel 2024、2021、2019、2016。Mac与网页版的页面和功能布局可能不同，请核对所用版本的菜单。 [1]
先用条件格式标出重复值
删除前先查看重复候选出现在哪些位置。选中要检查的单元格范围，打开开始 → 条件格式 → 突出显示单元格规则 → 重复值，选择格式并确认。注意，Excel不能用这项功能突出显示数据透视表“值”区域中的重复项。 [1]
这一阶段只是为单元格增加标记，供人工检查。出现颜色不代表行已经删除，也不代表所有标记的数据都不需要保留。尤其是对姓名列标记时，还应读取各行的日期与联系方式。
把应用标记的列和范围记在工作备注中。抽查几个候选行，除了姓名，也读取申请编号和日期。如果业务上不同的记录被标记，先记下原因，再判断是否真的需要删除。
复制原始数据并核对表格范围
“删除重复项”会实际删除数据。执行前，先把原始范围复制到其他工作表或工作簿。可以将副本命名为“清理前”，在另一份工作副本中生成结果，方便重新比对需要保留的记录。 [1]
检查数据是否按统一的行列结构排列。核对隐藏的行列和中间空行，避免遗漏必要资料。Microsoft的数据清理说明也建议先备份原始数据，让各列的数据类型一致，并采用行列可见的表格结构。 [3]
姓名和联系方式属于同一条记录时，要把相关列一起纳入范围。删除重复项只影响选中范围，范围外的值不会移动。检查是否遗漏了相互关联的数据。 [2]
选择删除重复项时的比较列
选中完整工作范围后，打开数据 → 删除重复项。在列列表中勾选判断重复所需的字段，取消不需要的字段。若同时比较姓名与联系方式，就选中两列，再确认。最后再读一次范围与比较标准。 [1][2]
当相同值出现多次时，删除重复项会保留列表中首次出现的记录，删除后面的相同记录。它不是“自动保留最新数据”的功能。若保留哪一行很重要，应先检查排序和内容；判断最新记录前，也要确认日期字段的含义。 [2]
确认后会显示删除的重复值与保留的唯一值数量。空单元格与空格可能影响计数，不能只看数字就认定结果正确。若删除得比预期多，应先撤销，再检查比较列与范围，不要继续其他编辑。 [1][2]
复核未识别的值与保留下来的行
看起来相同、处理结果却不同的值，应先检查前后空格、显示格式和导入字符。外部数据可能含不可见字符。Microsoft说明，这类字符会影响排序、筛选和搜索，并介绍了使用TRIM、CLEAN、SUBSTITUTE清理的方法。 [3]
删除空格前，先判断它是否真是错误。公司名称或地址中的空格可能有意义，所以更适合在新列清理后比较，而不是覆盖原始列。看似数字的代码中，开头的0也可能有意义。先抽查修改前后的几个值。 [3]
最后比较清理前后的行数与代表性记录，确认需保留的日期、金额和联系方式仍正确。记下使用的比较列与保留行标准，下次收到同类文件时便于复用。分开进行重复标记、实际删除和最终复核，有助于保留原始数据。